جابه‌جایی دفتر شرکت؛ چک‌لیست انتقال شبکه، رک و تجهیزات
در جابه‌جایی دفتر شرکت، آماده‌بودن فضای جدید به‌تنهایی برای شروع کار کافی نیست؛ اینترنت، تلفن‌ها، شبکه داخلی و دسترسی کارکنان به فایل‌ها و نرم‌افزارها هم باید برقرار باشند. اگر انتقال شبکه بدون بررسی زیرساخت مقصد و برنامه‌ریزی انجام شود، ممکن است تجهیزات به دفتر جدید برسند اما فعالیت شرکت همچنان متوقف بماند.
برای کاهش زمان اختلال، باید پیش از بازکردن تجهیزات، وضعیت کابل‌کشی و محل رک در دفتر جدید بررسی شود، از تنظیمات و اطلاعات ضروری نسخه پشتیبان تهیه شود و ترتیب قطع و راه‌اندازی سرویس‌ها مشخص باشد. در این راهنما، چک‌لیست انتقال شبکه، رک و تجهیزات را از آماده‌سازی دفتر جدید تا تست نهایی مرور می‌کنیم تا بتوانید جابه‌جایی را با هماهنگی و ریسک کمتری مدیریت کنید.
قبل از جابه‌جایی دفتر، چه چیزهایی را درباره شبکه مشخص کنیم؟
اولین قدم، مشخص‌کردن تجهیزاتی است که منتقل می‌شوند و سرویس‌هایی که فعالیت شرکت به آن‌ها وابسته است. تعداد کامپیوترها به‌تنهایی برای برنامه‌ریزی کافی نیست؛ باید بدانید کاربران به چه منابعی دسترسی دارند و توقف هر سرویس چه اثری بر کار شرکت می‌گذارد.
برای مثال، در یک شرکت ممکن است برقراری تلفن‌ها و نرم‌افزار فروش اولویت داشته باشد؛ در شرکتی دیگر، دسترسی به فایل‌های مشترک یا ارتباط با شعب مهم‌تر باشد. همین تفاوت، ترتیب انتقال و راه‌اندازی را تغییر می‌دهد.
پیش از تعیین روز انتقال، این اطلاعات را ثبت کنید:
- تعداد کاربران و محل استقرار آن‌ها در دفتر جدید؛
- فهرست تجهیزات شبکه، شامل رک، سوئیچ، روتر، فایروال، مودم و اکسس‌پوینت‌ها؛
- سرورها، تجهیزات ذخیره‌سازی و دستگاه‌های پشتیبان‌گیری، در صورت وجود؛
- سرویس‌های موردنیاز، مانند اینترنت، تلفن، فایل‌های مشترک، چاپگرها و نرم‌افزارهای سازمانی؛
- ارتباط با شعب یا دسترسی کارکنان خارج از شرکت، در صورت وجود؛
- بازه زمانی قابل قبول برای توقف هر سرویس؛
- نام مسئول هماهنگی از طرف شرکت و مسئول اجرای انتقال.
خروجی این مرحله باید یک فهرست مشخص از «چه چیزی منتقل می‌شود، چه کسی مسئول آن است و چه زمانی باید آماده استفاده باشد» باشد.
آیا زیرساخت دفتر جدید برای انتقال شبکه آماده است؟
پیش از جداکردن اولین کابل در دفتر فعلی، باید مشخص شود دفتر جدید چه امکاناتی دارد و چه کارهایی در آن باقی مانده است. وجود پریز شبکه یا یک فضای خالی برای رک، به‌معنای آماده‌بودن زیرساخت نیست.
اینترنت و تلفن را پیش از روز انتقال بررسی کنید
امکان ارائه اینترنت در آدرس جدید، نوع سرویس قابل دریافت و زمان فعال‌سازی آن باید با ارائه‌دهنده بررسی شود. درباره تلفن شرکت نیز امکان انتقال، حفظ شماره و شرایط راه‌اندازی در محل جدید را جداگانه پیگیری کنید.
اگر شرکت از IP ثابت، ارتباط بین شعب یا دسترسی از راه دور استفاده می‌کند، تغییر آدرس و سرویس اینترنت ممکن است به بررسی و اصلاح تنظیمات نیاز داشته باشد. این وابستگی‌ها باید قبل از انتقال مشخص شوند.
کابل‌کشی و پریزهای شبکه را با چیدمان جدید تطبیق دهید
تعداد پریزها را بر اساس محل واقعی میزها، چاپگرها، تلفن‌های تحت شبکه و تجهیزات بی‌سیم بررسی کنید. ممکن است دفتر جدید کابل‌کشی داشته باشد، اما محل خروجی‌ها با چیدمان شرکت هماهنگ نباشد یا برخی مسیرها قابل استفاده نباشند.
محل رک، برق و تهویه را بررسی کنید
محل رک باید برای نصب، بازشدن درها، دسترسی فنی و عبور کابل‌ها فضای کافی داشته باشد. وضعیت برق، تجهیزات برق پشتیبان در صورت نیاز، تهویه و محدودبودن دسترسی افراد غیرمسئول نیز بررسی شود.
اگر وضعیت زیرساخت مقصد مشخص نیست، پیش از تعیین برنامه انتقال، بررسی خدمات شبکه برای دفتر جدید کمک می‌کند کارهای لازم و ترتیب اجرای آن‌ها روشن شود.
پیش از جابه‌جایی تجهیزات، وضعیت کابل‌کشی، محل رک و ارتباطات دفتر جدید را بررسی کنید تا کارهای ضروری و برنامه انتقال مشخص شوند.
روز انتقال، تجهیزات شبکه با چه ترتیبی جابه‌جا شوند؟
ترتیب دقیق انتقال به ساختار شبکه و وابستگی سرویس‌ها بستگی دارد، اما شروع عملیات باید پس از تأیید آمادگی مقصد و هماهنگی با مسئول شرکت باشد.
پیش از شروع، کاربران باید از زمان قطع دسترسی‌ها مطلع شوند و کارهای در حال انجام را ذخیره یا طبق هماهنگی متوقف کنند. سپس تیم فنی، سرویس‌ها و تجهیزات را بر اساس برنامه خاموش می‌کند.
روند کلی انتقال شامل این مراحل است:
- تأیید تکمیل اقدامات ضروری و نسخه‌های پشتیبان؛
- توقف کنترل‌شده سرویس‌ها و خاموش‌کردن تجهیزات؛
- تطبیق برچسب‌ها با مستندات و جداسازی اتصالات؛
- بسته‌بندی متناسب با نوع و حساسیت تجهیزات؛
- ثبت تجهیزات تحویلی برای حمل؛
- کنترل موجودی و بررسی ظاهری تجهیزات در مقصد؛
- نصب و راه‌اندازی طبق برنامه فنی.
روش جابه‌جایی رک و تجهیزات سنگین باید پس از بررسی وزن، نحوه نصب قطعات و مسیر حمل تعیین شود. انتقال رک همراه با تجهیزات نصب‌شده نباید بدون ارزیابی فنی و ایمنی، روش پیش‌فرض باشد.
در مقصد نیز تجهیزات را پیش از بررسی برق، شرایط نصب و سلامت ظاهری روشن نکنید.
پس از انتقال، شبکه و دسترسی کاربران چگونه راه‌اندازی شوند؟
قرارگرفتن تجهیزات در رک به‌معنای آماده‌شدن شبکه نیست. پس از نصب، باید ارتباط‌ها و تنظیمات با شرایط دفتر جدید تطبیق داده شوند.
بسته به ساختار شرکت، این بررسی‌ها می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- برقراری اینترنت و تنظیمات ارتباطی روتر یا فایروال؛
- اتصال صحیح سوئیچ‌ها و ارتباط بخش‌های مختلف شبکه؛
- سرویس آدرس‌دهی شبکه و تنظیمات مرتبط، در صورت وجود؛
- دسترسی کاربران به سرورها، فایل‌ها و نرم‌افزارها؛
- پوشش و دسترسی شبکه بی‌سیم؛
- تلفن‌های تحت شبکه و سرویس تلفنی، در صورت وجود؛
- ارتباط شعب و دسترسی از راه دور، در صورت استفاده.
تغییر دفتر الزاماً به‌معنای تغییر تمام تنظیمات نیست. تیم فنی باید مشخص کند کدام تنظیمات قابل حفظ هستند و کدام موارد به‌دلیل تغییر اینترنت، چیدمان یا ساختار شبکه نیاز به اصلاح دارند.
برای این مرحله، راه‌اندازی و تنظیم تجهیزات اکتیو شبکه باید متناسب با سرویس‌های موجود شرکت انجام شود.
برای کاهش زمان اختلال چه برنامه‌ای داشته باشیم؟
کاهش اختلال، بیشتر به آماده‌سازی قبل از انتقال وابسته است. هر کاری که بتوان پیش از قطع شبکه فعلی انجام داد، باید در برنامه آماده‌سازی مقصد قرار بگیرد.
مقصد را پیش از قطع شبکه فعلی آماده کنید
تکمیل کابل‌کشی، تست پریزها، آماده‌سازی محل رک و پیگیری فعال‌سازی اینترنت را تا حد امکان پیش از روز انتقال انجام دهید. تجهیزات موردنیاز یا قطعات جایگزین نیز باید از قبل مشخص و تهیه شوند.
سرویس‌های ضروری را اولویت‌بندی کنید
با هماهنگی مدیران واحدها مشخص کنید چه سرویس‌هایی باید زودتر در دسترس قرار بگیرند. این اولویت‌بندی باید بر اساس نیاز کاری شرکت باشد؛ برای مثال، ممکن است دسترسی واحد فروش به تلفن و نرم‌افزار سازمانی، پیش از اتصال چاپگرهای سایر بخش‌ها ضروری باشد.
برای تأخیرهای احتمالی راهکار مشخص داشته باشید
اگر فعال‌سازی اینترنت یا راه‌اندازی یکی از سرویس‌ها به تأخیر افتاد، چه کسی تصمیم می‌گیرد و چه راهکاری قابل استفاده است؟ امکان استفاده از ارتباط جایگزین یا ادامه موقت بخشی از کارها باید پیشاپیش و با توجه به ظرفیت و الزامات دسترسی شرکت بررسی شود.
انتقال بدون هیچ قطعی، برای همه شرکت‌ها قابل وعده‌دادن نیست. هدف برنامه انتقال، مشخص‌کردن بازه اختلال و کاهش آن تا حد امکان است.
چک‌لیست تست و تحویل شبکه در دفتر جدید
تست نهایی باید با انجام کارهای واقعی کاربران همراه باشد. روشن‌شدن دستگاه‌ها یا نمایش علامت اتصال شبکه، به‌تنهایی معیار تحویل نیست.
چک‌لیست انتقال شبکه شرکت در یک نگاه
برای پیگیری کارها می‌توانید از جدول زیر استفاده کنید. بهتر است در نسخه اجرایی شرکت، ستون «مسئول انجام»، «مهلت» و «وضعیت» نیز به آن اضافه شود.
|
مرحله |
اقدام ضروری |
معیار تکمیل |
|---|---|---|
|
بررسی شبکه فعلی |
ثبت تجهیزات ، سرویس ها و وابستگی ها |
فهرست به تایید مسئول شرکت رسیده باشد |
|
بررسی دفتر جدید |
کنترل اینترنت ، کابل کشی ، برق و محل رک |
نواقص و زمان رفع آن ها مشخص باشد |
|
آماده سازی زیر ساخت |
تکمیل مسیرها ، پریزها و تجهیزات مورد نیاز |
زیر ساخت مقصد پیش از انتقال تست شده باشد |
|
مستندسازی |
ثبت اتصالات و برچسب گذاری تجهیزات و کابل ها |
ارتباط هر دستگاه و کابل قابل شناسایی باشد |
|
پشتیبان گیری |
تهیه نسخه پشتیبان متناسب با تجهیزات و داده ها |
نسخه در دسترس و روش بازیابی مشخص باشد |
|
برنامه انتقال |
تعین زمان قطعی و ترتیب راه اندازی |
واحدهای شرکت از برنامه اطلاع داشته باشند |
|
جابجایی |
خاموش کردن کنترل شده ، بسته بندی و ثبت تحویل |
موجودی تجهیزات در مقصد تطبیق داده شود |
|
راه اندازی |
نصب تجهیزات و بررسی تنظیمات |
سرویس های اولویت دار برقرار باشند |
|
تحویل نهایی |
تست با کاربران و ثبت نواقص |
نتیجه تست ها و موارد باقی مانده مستند شود |
پیش از بازکردن تجهیزات، چه مستندات و نسخه‌های پشتیبانی لازم است؟
بازکردن تجهیزات بدون ثبت وضعیت فعلی می‌تواند راه‌اندازی در مقصد را دشوار کند. حتی اگر ظاهر اتصالات ساده باشد، ممکن است بعضی پورت‌ها یا کابل‌ها به سرویس‌های مشخصی اختصاص داشته باشند.
ارتباط تجهیزات و پورت‌ها را ثبت کنید
مشخص کنید هر کابل به کدام دستگاه و پورت متصل است و چه کاربردی دارد. از اتصالات عکس واضح بگیرید و دو سر کابل‌ها را با شناسه یکسان برچسب بزنید. عکس‌ها مکمل مستندات هستند؛ به‌خصوص وقتی شماره پورت یا مسیر کابل در تصویر مشخص نیست، نباید تنها مرجع باشند.
برای تجهیزات نیز نام، مدل، شماره سریال و محل نصب ثبت شود تا هنگام تحویل در مقصد، کنترل موجودی امکان‌پذیر باشد.
از تنظیمات تجهیزات قابل مدیریت نسخه پشتیبان تهیه کنید
در صورت وجود روتر، فایروال، سوئیچ مدیریتی یا سایر تجهیزات دارای تنظیمات اختصاصی، نسخه پشتیبان متناسب با همان دستگاه تهیه شود. فایل باید تاریخ، نام دستگاه و مشخصات لازم برای شناسایی داشته باشد.
اطلاعات دسترسی و فایل‌های حساس را در محل امن و در اختیار افراد مجاز نگهداری کنید؛ رمزها نباید روی بدنه تجهیزات، کارتن‌ها یا جدول عمومی انتقال نوشته شوند.
وضعیت پشتیبان‌گیری داده‌ها را بررسی کنید
اگر سرور یا فضای ذخیره‌سازی جابه‌جا می‌شود، صرف وجود یک فایل بکاپ کافی نیست. زمان آخرین پشتیبان‌گیری، اطلاعات تحت پوشش و روش بازیابی باید مشخص باشد. متناسب با اهمیت اطلاعات، امکان بازیابی نیز بررسی شود.
نسخه پشتیبان ضروری نباید فقط روی همان دستگاهی قرار داشته باشد که قرار است جابه‌جا شود.
کابل‌کشی، پریزها و محل رک در دفتر جدید چگونه آماده شوند؟
بهتر است کارهای زیرساختی دفتر جدید پیش از انتقال تجهیزات تکمیل شوند. اگر کابل‌کشی و نصب پریزها به روز جابه‌جایی موکول شود، زمان راه‌اندازی شبکه به پیشرفت این کارها وابسته خواهد شد.
تعداد و محل اتصال‌ها را بر اساس نیاز واقعی تعیین کنید
محل میزهای کاری، اتاق جلسات، چاپگرهای مشترک و تجهیزات بی‌سیم را روی نقشه یا چیدمان دفتر مشخص کنید. سپس تعداد اتصال‌های موردنیاز را تعیین کنید و توسعه احتمالی شرکت را نیز در نظر بگیرید.
کابل‌کشی موجود باید از نظر سلامت، شناسایی مسیرها و تناسب با نیاز شبکه بررسی شود. تصمیم برای استفاده مجدد یا اصلاح آن، پس از بررسی و تست گرفته شود.
پریزها و پچ‌پنل را با شناسه‌های هماهنگ تحویل بگیرید
شناسه هر پریز باید با پورت متناظر آن در پچ‌پنل قابل تطبیق باشد. این کار، اتصال کاربران در روز انتقال و پیگیری مشکلات بعدی را ساده‌تر می‌کند.
مسیرهای آماده‌شده نیز باید پیش از ورود تجهیزات تست شوند تا خرابی کابل یا اتصال ناقص، هنگام شروع کار کارکنان مشخص نشود.
درباره استفاده از رک قبلی تصمیم بگیرید
استفاده دوباره از رک موجود به ابعاد، ظرفیت، وضعیت بدنه، تجهیزات داخل آن و شرایط دفتر جدید بستگی دارد. گاهی رک قبلی قابل استفاده است، اما محل نصب یا مسیر ورود آن به ساختمان جدید مناسب نیست.
جانمایی رک، نصب پچ‌پنل، کابل‌کشی و آماده‌سازی پریزها باید هماهنگ انجام شوند. برای بررسی این بخش از پروژه، می‌توانید از خدمات پسیو شبکه استفاده کنید.
|
بخش مورد بررسی |
نمونه تست |
|---|---|
|
اینترنت |
بازشدن سرویس های مورد نیاز شرکت از سیستم کاربران |
|
شبکه داخلی |
دسترسی کاربران مجاز به منابع مورد نیاز |
|
فایل های مشترک |
باز کردن و ذخیره فایل با سطح دسترسی صحیح |
|
نرم افزارهای سازمانی |
ورود و انجام یک عملیات نمونه با هماهنگی کاربر مسول |
|
چاپگرها |
ارسال و دریافت موفق یک چاپ آزمایشی |
|
شبکه بی سیم |
اتصال و بررسی دسترسی در نقاط مورد نیاز دفتر |
|
تلفن در صورت وجود |
تماس های ورودی ف خروجی و داخلی طبق امکانات سرویس |
|
ارتباط شعب یا دسترسی از راه دور |
بررسی اتصال و دسترسی افراد مجاز |
|
پشتیبان گیری در صورت وجود |
بررسی اجرای برنامه و دسترسی به مقصد پشتیبان |
اگر مشکلی باقی مانده است، شرح آن، اثر بر فعالیت شرکت، مسئول پیگیری و زمان اقدام بعدی ثبت شود. موارد تأییدنشده نباید در گزارش تحویل، تکمیل‌شده اعلام شوند.
همچنین تغییرات انجام‌شده در تنظیمات، نقشه ارتباطات و فهرست تجهیزات باید در مستندات نهایی به‌روزرسانی شوند.
هزینه و زمان انتقال شبکه به چه عواملی بستگی دارد؟
برآورد انتقال شبکه فقط بر اساس تعداد کامپیوترها انجام نمی‌شود. ممکن است دو شرکت با تعداد کاربران مشابه، به‌دلیل تفاوت زیرساخت و سرویس‌ها به زمان و اقدامات متفاوتی نیاز داشته باشند.
عوامل اصلی عبارت‌اند از:
- تعداد، نوع و حساسیت تجهیزات؛
- تعداد سرویس‌ها و وابستگی آن‌ها به یکدیگر؛
- وضعیت کابل‌کشی و امکانات دفتر جدید؛
- نیاز به نصب، اصلاح یا تعویض رک و تجهیزات؛
- نیاز به تغییر تنظیمات شبکه و ارتباطات؛
- شرایط دسترسی و حمل در مبدأ و مقصد؛
- بازه مجاز اجرای کار و توقف سرویس‌ها؛
- نیاز به حضور تیم فنی پس از شروع فعالیت کاربران.
در برآورد پروژه، زمان آماده‌سازی مقصد، حمل تجهیزات و راه‌اندازی کامل سرویس‌ها باید جداگانه مشخص شوند. پایان حمل تجهیزات، لزوماً پایان انتقال شبکه نیست.
پرسش‌های متداول انتقال شبکه شرکت
زمانی که تجهیزات نصب شده باشند، سرویس‌های توافق‌شده با کاربران تست شوند و نتیجه بررسی‌ها ثبت شود. مستندات به‌روز و فهرست شفاف موارد باقی‌مانده نیز بخشی از تحویل هستند.
راهکار جایگزین باید پیش از انتقال بررسی شود. نوع ارتباط موقت به پوشش محل، نیاز سرویس‌ها، ظرفیت مصرف و شرایط دسترسی شرکت بستگی دارد و ممکن است تمام قابلیت‌های ارتباط اصلی را تأمین نکند.
در بسیاری از پروژه‌ها امکان استفاده مجدد وجود دارد، اما تصمیم نهایی به سلامت تجهیزات، ظرفیت موردنیاز، ابعاد رک و شرایط محل جدید بستگی دارد. افزایش تعداد کاربران یا تغییر چیدمان ممکن است اصلاحاتی لازم داشته باشد.
امکان انتقال، زمان فعال‌سازی و حفظ شماره به شرایط سرویس و امکانات مقصد بستگی دارد و باید با ارائه‌دهنده بررسی شود. برای سرویس‌های وابسته به IP ثابت یا تنظیمات اختصاصی نیز بررسی فنی لازم است.
بهتر است مسیرها، پریزها و پچ‌پنل‌های موردنیاز تکمیل و تست شده باشند. باقی‌ماندن این کارها برای روز انتقال می‌تواند راه‌اندازی سرویس‌ها را به تأخیر بیندازد.
به‌محض مشخص‌شدن دفتر مقصد، بررسی را شروع کنید. زمان موردنیاز به وضعیت کابل‌کشی، آماده‌سازی محل رک، فعال‌سازی اینترنت و پیچیدگی سرویس‌های شرکت بستگی دارد. تاریخ انتقال تجهیزات را پس از مشخص‌شدن این پیش‌نیازها نهایی کنید.
اگر در حال برنامه‌ریزی برای جابه‌جایی دفتر شرکت هستید، بررسی شبکه فعلی و امکانات محل جدید کمک می‌کند کارهای ضروری، تجهیزات موردنیاز و بازه اختلال پیش از انتقال مشخص شوند. برای بررسی پروژه، تعداد کاربران، محل مبدأ و مقصد و تاریخ تقریبی جابه‌جایی را با کارشناسان ارتباط نماگستر کیان در میان بگذارید.
نویسنده این مقاله و پشتیبان سایت ارتباط نماگستر است که با مشاوره ی کارشناسان دوربین و سانترال و شبکه و خط 4 و 5 رقمی مخابرات محتوای را تولید کرده
